Tarea · Bridge
Unir contactos duplicados
Encuentra los contactos repetidos y únelos en uno solo, con los datos que eliges conservar.
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- Contactos
- Sección
- Conversaciones
- Pasos
- 13
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- 1.0
- Actualizada
También se busca como: duplicados, contactos duplicados, unir contactos, fusionar contactos, unificar contactos, combinar contactos, contactos repetidos, mismo celular, mismo correo, mismo teléfono, resolver duplicados, contacto principal, CRM ID
Abriste el paso 5: Revisa los registros lado a lado
Qué puedes hacer
Encuentra los contactos repetidos y únelos en uno solo, con los datos que eliges conservar.
Aprende a encontrar los contactos repetidos, a revisar sus registros lado a lado y a unirlos en un solo contacto sin perder datos, en 13 pasos.
- Mismo celular o mismo correo
- Todos los registros, lado a lado
- Tú eliges qué se conserva
- El historial de cada registro
Pasos
Paso 1 de 13
Entiende qué es un duplicado
La tarjeta Duplicados cuenta los contactos que podrían ser la misma persona.
Un duplicado es la misma persona registrada dos o más veces entre tus contactos. Dos contactos son posibles duplicados cuando tienen el mismo celular (los mismos dígitos) o el mismo correo, y Bridge los marca. En Contactos, la tarjeta Duplicados, la última de las seis que hay sobre la tabla, muestra cuántos contactos tienen al menos un posible duplicado y qué porcentaje son del total. Elige la tarjeta para abrir la vista Duplicados; la misma vista está en Vistas guardadas. El conteo tiene en cuenta los filtros activos, pero no la búsqueda.
- Mismo celular o mismo correo
- Conteo y porcentaje del total
- Clic en la tarjeta: la vista Duplicados
Paso 2 de 13
Revisa la vista Duplicados
La vista Duplicados reúne los posibles duplicados, agrupados por persona.
La vista Duplicados lista solo los contactos que tienen posibles duplicados, agrupados: los registros de una misma persona aparecen juntos. Después de la columna Contacto aparece Duplicado de, que dice por qué el contacto está en la vista: Mismo celular o Mismo correo, seguido del nombre del otro contacto, o de +N si coincide con varios. En esta vista, al hacer clic en una fila se abre la información del contacto directamente en Resolver duplicados.
- Duplicado de: Mismo celular o Mismo correo
- El otro contacto, o +N si son varios
- Clic en la fila: Resolver duplicados
Paso 3 de 13
Mira el aviso en el contacto
La información del contacto avisa cuando tiene duplicados pendientes.
Al hacer clic en un contacto en cualquier vista se abre su información (Contact info), el mismo panel que se usa en Chats. Si el contacto tiene duplicados pendientes, arriba de sus datos aparece el aviso Resuelve los duplicados para iniciar un chat, que dice cuántos posibles duplicados tiene y que comparten celular o email, con el botón Resolver duplicados. Mientras no los resuelvas, Iniciar chat queda deshabilitado y, al pasar el puntero, muestra el mismo motivo.
- Aviso arriba de los datos
- Iniciar chat espera a que los resuelvas
- Botón Resolver duplicados
Paso 4 de 13
Abre Duplicados desde el contacto
El acceso Duplicados lleva a resolverlos en el mismo panel.
Debajo de los datos del contacto, junto a Chats y Actividad, está el acceso Duplicados. Aparece siempre que el contacto tenga posibles duplicados, también fuera de la vista Duplicados, y dice cuántos son y que comparten celular o email, con la etiqueta Sin empezar. Elige el acceso, o Resolver duplicados en el aviso, para abrir Resolver duplicados en el mismo panel. Volver a Contact info regresa a los datos del contacto.
- Aparece en cualquier vista
- Dice cuántos posibles duplicados hay
- Abre Resolver duplicados
Paso 5 de 13
Revisa los registros lado a lado
Resolver duplicados une todos los registros en un solo paso.
Resolver duplicados muestra todos los registros de la persona lado a lado y se resuelve en un solo paso. Los registros que comparten celular o correo son la misma persona, así que todos se unen en un solo contacto: no hay una opción para decir que no son la misma persona ni para dejar un registro por fuera. Ninguno es el principal de antemano: el contacto principal es el resultado. El título dice cuántos registros se unen en uno. La tabla tiene una columna por registro, primero el contacto que abriste y un + entre ellos, con su nombre, su CRM ID, su origen, cuántos chats tiene y con quién comparte el celular o el correo. Al final, después del signo =, está el Contacto principal, con la nota Así queda después de fusionar.
- Una columna por registro
- Todos se unen, sin excepciones
- Contacto principal: el resultado
Paso 6 de 13
Elige el valor que se conserva
En cada campo eliges qué valor queda en el contacto.
Cada fila de la tabla es un campo: Nombre (nombre y apellido como un solo valor), Celular, Correo, Idioma, cada atributo del contacto y, con permisos de administración, Asignado a. Si los registros tienen el mismo valor, la fila lo muestra como texto. Si tienen valores distintos, cada valor es un botón: toca el que quieres conservar y queda marcado con un check. Todos los campos menos el correo guardan Un valor: viene marcado el del contacto que abriste, y el que no está marcado no se conserva. A la derecha de cada fila, el Contacto principal muestra el valor que quedará.
- Valores distintos: toca el que quieres
- Por defecto, el del contacto abierto
- Valores iguales: solo texto
Paso 7 de 13
Conserva varios correos
El correo conserva varios valores, con uno principal.
El correo es el único campo con Varios valores: todos los correos de los registros se conservan y, en el Contacto principal, uno queda como Principal. Toca un correo en la columna de su registro para sacarlo; el que sacas no se conserva. Para cambiar cuál es el principal, elige Hacer principal junto al otro correo, en el Contacto principal.
- Se conservan todos los correos
- Toca uno para sacarlo
- Hacer principal cambia el principal
Paso 8 de 13
Guarda lo que no se conserva
Una nota guarda los datos que no se conservan.
Los valores que no marcas no pasan al contacto. Para no perderlos, marca Guardar en una nota del contacto lo que no se conserva, que viene apagada. Al marcarla, debajo ves la nota tal como se guardará, Nota · Fusión de duplicados: cada dato que no se conservó, con el CRM ID del registro del que viene. La nota se guarda en el contacto al fusionar y queda registrada en su Actividad.
- Apagada por defecto
- Cada dato con su CRM ID
- Queda en el contacto
Paso 9 de 13
Confirma la fusión
La fusión se confirma una vez y no se puede deshacer.
Abajo, el botón Fusionar con el número de registros, por ejemplo Fusionar 2 registros, une los registros; Cancelar vuelve a la información del contacto sin unir nada. Si el contacto principal no tiene celular, el botón queda deshabilitado, porque el celular es obligatorio. Antes de unir, Bridge pide confirmación: la ventana dice qué registros quedan como un solo contacto, en Bridge y en el CRM, qué datos no se conservan y si quedan en la nota. La fusión no se puede deshacer. Volver a revisar regresa a la tabla para cambiar lo que haga falta; Fusionar la confirma.
- Fusionar 2 registros, abajo
- Volver a revisar o Fusionar
- No se puede deshacer
Paso 10 de 13
Revisa el contacto unido
El resultado es un solo contacto, listo para el chat.
Al fusionar vuelves a la información del contacto, que ahora es uno solo: tiene los valores que elegiste, el estado de conexión más avanzado de sus registros (Abierto antes que Nunca conectado, y Nunca conectado antes que Nunca contactado) y la última actividad más reciente entre todos. Un aviso confirma Duplicados resueltos, con el nombre del contacto. Como ya no tiene duplicados, desaparecen el aviso y el acceso Duplicados, y el botón del pie queda disponible: Ir al chat si el contacto tiene un chat abierto, o Iniciar chat si no lo tiene.
- Los valores que elegiste
- El estado más avanzado y la última actividad
- Ir al chat o Iniciar chat, disponible
Paso 11 de 13
Mira cómo se actualizan los conteos
La vista y los conteos se actualizan al instante.
Los demás registros salen de la lista: donde había dos o más contactos de la misma persona queda uno solo. La tarjeta Duplicados y la vista se recuentan al instante; en el ejemplo, Duplicados pasa de 6 a 4 contactos, y Todos los contactos cuenta un contacto menos por cada registro que salió de la lista. Los grupos que quedan siguen en la vista hasta que los resuelvas.
- Los otros registros salen de la lista
- Duplicados se recuenta
- Todos los contactos, también
Paso 12 de 13
Consulta la actividad del contacto
Actividad muestra el historial del contacto desde la fusión.
Actividad, debajo de los datos del contacto, muestra su historial del más reciente al más antiguo. Un contacto que nació de una fusión tiene dos pestañas. Este contacto es su historial propio, que empieza con la fusión: la tarjeta de la fusión, por ejemplo 2 registros fusionados en uno, lleva la etiqueta Resuelto, dice desde dónde se resolvió y qué CRM ID conserva el contacto, y muestra cuántos registros se fusionaron, cuántos chats se unieron y cuántos correos se conservaron; su enlace abre el historial de los registros fusionados. Encima quedan los registros eliminados al unirse, la nota con lo que no se conservó y todo lo que pase después, como las ediciones.
- Pestaña Este contacto
- Empieza con la fusión
- Registros eliminados y nota
Paso 13 de 13
Revisa el historial de cada registro
Cada registro unido conserva su propio historial.
La pestaña Duplicados muestra una sección por cada registro que se unió: su avatar, su nombre, su CRM ID, su origen y sus chats; el registro cuyo CRM ID conservó el contacto lleva la etiqueta Conserva su CRM ID. Debajo está el historial que tenía ese registro hasta la fusión, del más reciente al más antiguo: arriba, Fusionado en y el nombre del contacto, con la fecha de la fusión, porque desde ahí su historial sigue en el contacto; luego, por ejemplo, cuándo se creó, sus ediciones y cuándo se encontró el duplicado. Solo la fusión más reciente divide el historial: una fusión anterior queda dentro del historial del registro al que pertenece. Lo siguiente: inicia el chat con el contacto o actualiza sus datos, en Actualizar los datos de un contacto.
- Pestaña Duplicados
- Una sección por registro
- Conserva su CRM ID: el que quedó